Checkliste: Versammlung anmelden & bewerben (KfUTD Standard)

Eine gute Versammlung beginnt lange vor dem eigentlichen Termin. Damit unsere Aktionen nicht nur sichtbar, sondern auch wirksam sind, braucht es Planung, Koordination und Wiedererkennbarkeit. Genau hier setzt diese Checkliste an.

Sie dient als praktischer Leitfaden für alle, die bei der Organisation einer Versammlung mitwirken – ob zum ersten Mal oder bereits erfahren. Von der offiziellen Anmeldung über digitale und analoge Bewerbung bis hin zur Nachbereitung: Alle wichtigen Schritte sind hier gebündelt. So schaffen wir Routine, vermeiden doppelte Arbeit und können gezielter Menschen mobilisieren.

Unser Ziel ist es, demokratische Teilhabe im öffentlichen Raum zu stärken – mit klarer Botschaft, guter Kommunikation und einem professionellen Ablauf, der unsere Anliegen sichtbar macht. Diese Liste soll dabei helfen, den Überblick zu behalten und unsere Strukturen weiterzuentwickeln.

Lasst uns laut, organisiert und wirksam sein – für eine Stadt, die allen gehört.

📅 1. Planung & Vorbereitung (mind. 4 Wochen vorher)

  • Thema, Ort, Zeit und Ziel der Versammlung festlegen
  • Verantwortliche benennen (z. B. Design, Anmeldung, Werbung, Verteilung)
  • Entwurf für Plakat/Flyer gestalten (z. B. mit Ort, Datum, URL, Botschaft)
  • Plakat/Flyer in Druck geben (inkl. Vorlaufzeit Druckerei beachten)

🧾 2. Offizielle Anmeldung (3–4 Wochen vorher)

  • Mail an Versammlungsbehörde schicken (für unsere Stadt Offenburg: versammlung@offenburg.de oder ordnungswesen@offenburg.de )
    • Betreff: Anmeldung nach VersG
    • Inhalte: Thema, Ort, Zeit, Dauer, verantwortliche Leitung, erwartete Teilnehmerzahl
  • Mail an Gemeinderat zur Einladung & Information
  • Mail an Presse (auch zur Ankündigung in Veranstaltungskalendern)
  • Genehmigte Anzahl offizieller Plakatierungsmarken bestellen
    • Aufhängen: 10 Tage vor der Versammlung
    • Abhängen: bis spätestens 3 Tage nach der Versammlung
  • Anmeldung bei der GEMA, sollte Musik auf der Versammlung abgespielt werden

📣 3. Digitale Bewerbung (2–3 Wochen vorher)

  • Veranstaltung im Blog auf kfutd.de einpflegen
  • Veranstaltung bei Nebenan.de anlegen
  • Facebook-Veranstaltung erstellen
  • Beitrag auf der Facebook-Seite von KfUTD posten
  • Veranstaltung in relevanten Facebook-Gruppen teilen
  • Weitere Social-Media-Kanäle: Instagram, Mastodon etc.
  • Eventuell: kurze Mail an Unterstützer:innen-Verteiler

🏙️ 4. Lokale Bewerbung & Mobilisierung (10–14 Tage vorher)

  • Offizielle Plakate mit Marken im Stadtgebiet aufhängen
  • Flyer zur Verteilung vorbereiten (nach Quartieren oder Zielgruppen sortiert)
  • Verteilrouten & Zuständige festlegen (Briefkästen, Infotische, Läden)
  • Hinweis auf Veranstaltung in anderen laufenden Terminen (z. B. bei Workshops, Plena etc.)

📆 5. Letzte Woche vor dem Termin

  • Erinnerung in Social Media posten (z. B. 3 Tage vorher, am Vorabend)
  • Tagespresse nochmal erinnern (Telefon/Mail, ggf. mit Foto-Material oder Zitat)
  • Letzter Check: Wer bringt was mit? (Transparente, Technik, Box, Infomaterial etc.)
  • Treffpunkt und Uhrzeit für Aufbau/Orga-Team abklären

🧹 6. Nachbereitung (innerhalb von 3 Tagen)

  • Plakate fristgerecht entfernen
  • Fotos & kurzer Bericht für Blog verfassen
  • Feedbackrunde intern (Was lief gut? Was verbessern?)
  • Presse ggf. mit Bericht/Fotos nachversorgen
  • Ergebnis/Moment in Social Media posten („Danke an alle…“)
  • Materialien sortieren und ggf. für nächste Aktion anpassen/sichern

✏️ Optionale Ergänzungen:

  • Gastredner:innen oder Musik einladen
  • Redebeiträge vorher koordinieren
  • Eigene Songs/Audio vorbereiten (z. B. Stadtstaub-Track?)
  • Versammlungsleitungs-Schulung (wenn neue Leute)

Kosten

  • Druckkosten
    • Flyer, z.B. 2.500 Sticker, DinA6 90,- €
    • Plakate, z.b. 40 Stück (doppelt je Plalaktmarke)
  • Plakatmarken 50,- € für 20 Plakate (für ehrenamtliche Gruppen)

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