Die Hürden für eine demokratische Beteiligung liegen zu hoch! Als Einwohner*in meiner Stadt darf ich an öffentlichen Sitzungen des Gemeinderates und dessen Ausschüssen teilnehmen und zuhören. Habe ich dazu keine Zeit, oder es interessieren mich nur Teile des Gesprochenen, dann habe ich die Möglichkeit, Einsicht in die Niederschrift der Sitzungen zu nehmen. Soweit. so transparent.
Dazu muss ich einen Termin mit dem Sitzungsdienst im Rathaus vereinbaren. Deren Terminvorschläge liegen auf 10 Uhr Vormittags oder 14 Uhr Nachmittags. Ein normal berufstätiger Mensch arbeitet um diese Uhrzeit und wird sich für sein Vorhaben, Einsicht in das Protokoll einer öffentlichen Sitzung zu nehmen, mindestens einen halben Tag Urlaub nehmen müssen.
Im Rathaus angekommen, bekomme ich einen Ordner mit der angefragten Niederschrift, sowie zwei Mitarbeiter*innen des Rathause an meine Seite gesetzt. Deren Aufgabe ist es, mich zuerst zu belehren, dass ich von der vorgelegten, öffentlichen Niederschrift keine Kopien fertigen darf. Fast befürchte ich, dass ich mein Smartphon aushändigen muss, um kein Foto von mir wichtigen Passagen des Protokolls machen zu können.
Aber die Chance habe ich ja eh nicht unter den wachsamen Augen meiner Wächter*innen. Entspanntes Lesen und Konzentrieren geht anders, aber das lässt sich bestimmt üben, wenn ich nun öfter komme und in etwa weiß, wie so eine Einsicht ins Protokoll abläuft.
Der Versuch einen Einblick zu bekommen
Im konkreten Fall interessiert mich das Protokoll des Verkehrsausschuss vom 18.10.2023. Insbsondere interessiert mich der TOP Ö 6: Ergänzungsvorlage zu Vorlage Nr. 136/23: Fraktionsanträge zu kurzfristigen Maßnahmen zur Verbesserung der Bestandssituation für den Fuß- und Radverkehr (Weingartenstraße, Moltkestraße, Rammersweierstraße, Wilhelmstraße)
Zu dem Punkt waren wir eingeladen für ein Projektbegleitgremium und konnten dort sogar zwei kleine, aber konkrete Maßnahmen vorschlagen, welche die Stadtverwaltung in die Vorlage zu der Ausschusssitzung aufgenommen hat.
Allerdings haben die Gemeinderäte mit 7 zu 6 Stimmen den Punkt 3 der Vorlage abgelehnt (Die Verwaltung wird beauftragt die bestehenden Parkplätze in der Weingartenstraße 13-23 interimsweise zur Erhöhung der Verkehrssicherheit umzugestalten.)
Also interessiert uns, wa dazu diskutiert wurde, bzw. was die Fraktionen an Statements dazu abgegeben haben.
Antrag auf Zusendung des Protokolls
Sehr geehrte Damen und Herren,
gerne möchte ich Sie bitten, mir die Niederschrift des Verkehrsausschuss vom 18.10.2023 als PDF zur Einsicht zu mailen. Insbesondere geht es mir um die Punkte 152/23 und 181/23. Ich komme gerne auch vorbei, um mir das in Ihren Räumlichkeiten durchzulesen, aber vielleicht können Sie sich diesen Aufwand mit einer einfachen Mail ersparen.
Mit freundlichen Grüßen
Ralph Fröhlich
email vom 20.10.2023
Die zu erwartende Antwort des Sitzungsdienstes kommt (prompt) eine Woche später. Dafür, dass die Erstellung des Protokolls etwas Zeit braucht habe ich Verständnis. Dafür, dass die Möglichkeiten Einsicht zu erhalten, in Dinge, die längst öffentlich sind, so eingeschränkt werden, habe ich kein Verständnis.
Sehr geehrter Herr Fröhlich,
mit ihrer Nachricht vom 20. Oktober 2023 bitten Sie um Zusendung des Protokolle des Verkehrsausschusses vom 18.10.2023.
Gerne können wir Ihnen eine Einsichtnahme in das von Ihnen genannten Protokoll gewähren. Ein Versand oder anderweitige Herausgabe der Protokolle ist leider nicht möglich.
Für die Einsichtnahme von Protokollen des Gemeinderates und seiner Ausschüsse stehen bei der Stadt Offenburg nach Terminvereinbarung die Räumlichkeiten der Geschäftsstelle des Gemeinderates (Historisches Rathaus, Hauptstraße 90, 77652 Offenburg, 1. OG, Büro des Oberbürgermeisters) zur Verfügung.
Unter dem Hintergrund, dass die Sitzung am 18.10.2023 stattgefunden hat, befindet sich das Protokoll aktuell in Erstellung. Sobald das Protokoll erstellt wurde, nehmen wir mit Ihnen Kontakt auf.
Freundliche Grüße
email vom 27.10.2023
Vier Wochen später ist die Niederschrift reif zur Einsicht. Heute ist Freitag, schon am Montag, den 20.11.2023 werden die für mich interessanten Punkte nochmals in der Gemeinderatssitzung aufgerufen. Aus meiner Sicht wäre es toll gewesen nachzulesen, aus welchen Gründen der Gemeinderat gegen unsere Anliegen stimmt und dazu nochmal das Gespräch suchen zu können.
Aber die Terminvorschläge zur Einsicht liegen deutlich nach dieser Sitzung. Und warum eigentlich zu Zeiten, an denen ein arbeitender Mensch garantiert keine Zeit hat, ins Rathaus zu kommen.
mit Ihrer Mail vom 20.10.2023 bitten Sie um Einsichtnahme in das Protokolls des Verkehrsausschusses vom 18.10.2023.
Wie bereits informiert, ist ein Versand oder anderweitige Herausgabe von Protokollen leider nicht möglich.
Für die Einsichtnahme von Protokollen des Gemeinderates und seiner Ausschüsse stehen bei der Stadt Offenburg nach Terminvereinbarung die Räumlichkeiten der Geschäftsstelle des Gemeinderates (Historisches Rathaus, Hauptstraße 90, 77652 Offenburg, 1. OG, Büro des Oberbürgermeisters) zur Verfügung.
Für die Einsichtnahme der Protokolle können wir Ihnen die nachfolgenden Zeitfenster anbieten:
- Mittwoch, den 22.11.2023 ab 14.00 Uhr
- Donnerstag, den 23.11.2023 ab 14.00 Uhr
- Freitag, den 24.11.2023 ab 10.00 Uhr
Bitte geben Sie uns Rückmeldung an welchem Tag und zu welchem Zeitpunkt Sie davon Gebrauch machen möchten.
Viele Grüße
email vom 17.11.2023
Also wage ich einen neuen Versuch, entweder vernüftigere Zeiten zu bekommen, oder nochmals darauf zu verweisen, wie einfach in modernen Zeiten eine Veröffentlichung der Niederschriften doch sein könnte.
herzlichen Dank für Ihre Terminvorschläge. Leider sind das Zeiten, an denen ein normaler Bürger seiner Arbeit nachgeht. Ich möchte Sie bitten, mir Termine nach 17 Uhr vorzuschlagen (mit ausreichend Zeit nach hinten), oder alternativ, das Protokoll einfach zu mailen oder per Post zu schicken.
Ich danke für Ihr Verständnis
Mit freundlichen Grüßen
eMail vom 18.11.2023
Wir sind uns jedoch sicher, dass die Stadtverwaltung dies weiterhin mit dem Hinweis auf Datenschutz ablehnen wird. Hierzu hatten wir jedoch bereits folgendes ausgeführt.
Da viele Städte, Gemeinden, Kommunen hinsichtlich der Niederschriften bereits entsprechendes umgesetzt haben, sind wir uns sicher, dass hier keine kommunalverfassungs- als auch datenschutzrechtlichen Gründe dem entgegenstehen.
Verschiedene Landesbeauftragte für Datenschutz (z.B. Niedersachsen) kommen zu folgendem Schluss:
“Letztlich bleibt es also dem Rat überlassen, darüber zu entscheiden, ob er es im Sinne der Bürgerfreundlichkeit, zur Verbesserung der Information und Erhöhung der Transparenz für angezeigt hält, die Tagesordnung, die Sitzungsvorlagen und die Niederschriften öffentlicher Sitzungen in das Internet einzustellen. Die Veröffentlichung sollte auf der Grundlage einer entsprechenden Beschlussfassung des Rates und ergänzender Regelungen, die auch in der Geschäftsordnung getroffen werden können, erfolgen.”
Wir gehen davon aus, dass Sie hier das Rad für Offenburg nicht neu erfinden müssen, sondern entsprechend handeln können, indem Sie sich an bestehenden Umsetzungen orientieren.
Und prompt geht es weiter, wie erwartet
Am 22.11.2023, also zwei Tage nach der zu diesem Thema spannenden Sitzung des Gemeinderats meldet sich die Stadt
Sehr geehrter Herr Fröhlich,
vielen Dank für Ihre Nachricht.
Für die Einsichtnahme von Niederschriften (hier die des Verkehrsausschusses) stehen Ihnen die Öffnungszeiten der Geschäftsstelle des Gemeinderates bei der Stadt Offenburg zur Verfügung.
Die Öffnungszeiten lauten: Montag – Donnerstag von 08:00 – 17:00 Uhr und Freitag von 08:00 – 13:00 Uhr.
Für die konkrete Einsichtnahme des Protokolls des Verkehrsausschusses vom 18.10.2023 können wir Ihnen daher die nachfolgenden Zeitfenster anbieten:
- Dienstag, den 28.11.2023 14:00 – 17:00 Uhr
- Donnerstag, den 30.11.2023 14:00 – 17:00 Uhr
- Freitag, den 01.12.2023 10:00 – 13:00 Uhr
Sollten die drei Optionen bei Ihnen nicht möglich sein, können Sie uns gerne einen Terminvorschlag Ihrerseits, innerhalb der Öffnungszeiten der Geschäftsstelle des Gemeinderates, nennen.
Wie bereits informiert, ist ein Versand oder eine anderweitige Herausgabe von Niederschriften entsprechend der Gemeindeordnung nicht gestattet.
Darüber hinaus hat uns Herr Bürgermeister Martini mitgeteilt, dass Sie bei Ihm die Einsichtnahme in die Niederschrift der Gemeinderatssitzung vom 20.11.2023 angefragt haben.
Die Niederschrift des Gemeinderates befindet sich derzeit noch in Bearbeitung. Wir würden uns hierzu erneut bei Ihnen bzgl. einer Terminvereinbarung melden.
Vorsorglich weisen wir darauf hin, dass die Protokolle nur unmerklich mehr Informationen beinhalten als die ohnehin bereits im Ratsinformationssystem öffentlich zugänglichen Dokumente enthalten. Insbesondere werden die in der Sitzung gefassten Beschlüsse unmittelbar nach den jeweiligen Sitzungen, spätesten innerhalb einer Woche, im Ratsinformationssystem veröffentlicht.
Viele Grüße
Im gleichen Zuge hatte ich als Mitglied des Projektbegleitgremiums um die entsprechenden Informationen angefragt. Aber auch der Joker hat nicht geholfen unkompliziert Einsicht gewährt zu bekommen. Wo liegt der Hund begraben?
Sehr geehrte Frau G.,
danke für den Hinweis zu Ihren Öffnungszeiten. Ich betreibe ein Ladengeschäft, zu den von Ihnen vorgeschlagenen Zeiten kann ich hier nicht weg. In modernen Zeiten ist es nicht einsehbar, dass eine Einsicht so kompliziert sein muss.
Ich verweise hier z.B. auf das Ratsinfosystem von Karlsruhe. Dort sind zu jedem öffentlichen Tagesordnungspunkt detaillierte Niederschriften für jeden zugänglich hinterlegt. Das dürfen Sie auch, da steht kein Datenschutz oder sonst etwas dagegen, außer Ihrem Willen keine transparente, bürgernahe Politik zu betreiben.
Noch weniger Verständnis habe ich für Ihre Aussage, dass Ihre Protokolle nicht viel mehr als die Vorlage und die Beschlussfassung enthalten. Das wäre sehr sträflich und noch wesentlich intransparenter.
Hier ein vorbildliches Beispiel aus Karlsruhe:
https://web1.karlsruhe.de/ris/oparl/bodies/0001/downloadfiles/00653638.pdf
So können und dürfen Sie das auch! Oder wozu schreiben Sie Protokolle, wenn Sie keinen reinschauen lassen wollen?
Im Übrigen verweise ich auf unsere Petition an den Landtag https://chng.it/5ZxDJT4jNf Diese hat bereits am ersten Tag über 500 Unterschriften erhalten, von Bürgern, die ebenfalls informiert sein möchten.
Mit freundlichen Grüßen
Wie machen das andere Gemeinden in Baden-Württemberg?
In Baden-Württemberg, Deutschland, wird die Möglichkeit der Online-Übertragung von Gemeinderatssitzungen zunehmend in Betracht gezogen. Nach dem Ausbruch der Corona-Pandemie wurden als erstes Bundesland Regelungen für digitale Gemeinderatssitzungen in das Kommunalverfassungsrecht aufgenommen. Allerdings gibt es in der Gemeindeordnung keine generelle Option für die Städte, Ratssitzungen ins Internet zu übertragen. Dies ist nur möglich, wenn alle Ratsmitglieder zustimmen, und es müssen dabei besondere datenschutzrechtliche Restriktionen beachtet werden.
Eine Novellierung der Gemeindeordnung, um die Rechtssicherheit bei der Übertragung von Gremiensitzungen zu erhöhen, ist geplant. Dies umfasst auch die Schaffung einer Rechtsgrundlage für Entscheidungen von Ratsgremien über das Streamen öffentlicher Sitzungen. Das Ziel ist es, eine Streamingoption zu bieten, die von der Kommune differenziert genutzt werden kann, etwa beschränkt auf besonders interessante Verhandlungsgegenstände.
Eine Umfrage der Hochschule Kehl ergab, dass sich 87 Prozent der befragten 561 Ratsmitglieder Sitzungsübertragungen ins Internet vorstellen können, und 76 Prozent erhoffen sich dadurch ein steigendes Interesse der Bürgerschaft an der Kommunalpolitik. Eine Städtetagsumfrage zeigte, dass 85 Prozent der teilnehmenden 60 Städte eine Erleichterung des Sitzungsstreamings begrüßen würden.
- https://www.staedtetag-bw.de/Service/Newsletter/Gro%C3%9Fe-Mehrheit-der-Gemeinderatsmitglieder-kann-sich-Online-%C3%9Cbertragung-von-Ratssitzungen-vorstellen.php?object=tx,3335.5&ModID=7&FID=3335.3673.1
Eine Städtetagsumfrage zum Livestreaming von Ratssitzungen, an der sich 60 Städte beteiligten, ergab:
- 13 Städte berichteten über Streamingerfahrungen. Technisch bereitete das Streaming bisweilen Probleme, die allerdings beherrschbar blieben.
- In einer Stadt wurden bereits 17 Sitzungen gestreamt.
- 16 Städte planen, (weiterhin) Ratssitzungen zu streamen.
Konkrete Beispiele
Karlruhe
Die Stadt Karlsruhe veröffentlicht die Niederschriften auf deren Ratsinfoportal in einer sehr übersichtlichen Darstellung. Zu jedem Tagesordnungspunkt wird die Niederschrift separat untergliedert veröffentlicht. Eine umfassende Recherche ist möglich
- Tagesordnung https://sitzungskalender.karlsruhe.de/db/ratsinformation/termin-9047
- Beispiel eines Protokolls https://web1.karlsruhe.de/ris/oparl/bodies/0001/downloadfiles/00649518.pdf
Wie ist der rechtliche Rahmen für Veröffentlichungen?
In Baden-Württemberg ist die Veröffentlichung von Informationen zu Gemeinderatssitzungen und deren Niederschriften durch verschiedene Vorschriften geregelt. Nach der Gemeindeordnung für Baden-Württemberg müssen Gemeinden auf ihren Internetseiten Zeit, Ort und Tagesordnung der öffentlichen Sitzungen des Gemeinderats und seiner Ausschüsse veröffentlichen. Zusätzlich sind die der Tagesordnung beigefügten Beratungsunterlagen für öffentliche Sitzungen online zu veröffentlichen, nachdem diese den Gemeinderatsmitgliedern zugestellt wurden. Die in öffentlichen Sitzungen gefassten oder bekannt gegebenen Beschlüsse müssen innerhalb einer Woche nach der Sitzung in Wortlaut oder als zusammenfassender Bericht auf der Internetseite der Gemeinde veröffentlicht werden.
Die ortsübliche Bekanntmachung, ein Begriff aus dem Kommunalrecht, bezieht sich auf das Verfahren, mit dem kommunale Gebietskörperschaften ihre Einwohner über rechtlich bindende Entscheidungen oder allgemeine Informationen in Kenntnis setzen. Kommunale Bekanntmachungen enthalten typischerweise allgemeine Informationen, Anhörungsverfahren, Verkündungen von Beschlüssen und Verwaltungsentscheidungen sowie Zeit, Ort und Tagesordnung öffentlicher Sitzungen der Körperschaftsvertretungen.
Bezüglich der Niederschriften von Gemeinderatssitzungen schreibt § 38 der Gemeindeordnung vor, dass über den wesentlichen Inhalt der Verhandlungen des Gemeinderats eine Niederschrift anzufertigen ist. Diese Niederschrift muss unter anderem den Namen des Vorsitzenden, die Zahl der anwesenden und die Namen der abwesenden Gemeinderäte sowie die Gegenstände der Verhandlung, die Anträge, Abstimmungs- und Wahlergebnisse und den Wortlaut der Beschlüsse enthalten. Die Niederschrift ist von bestimmten Amtsträgern zu unterzeichnen und innerhalb eines Monats dem Gemeinderat zur Kenntnis zu bringen. Die Einsichtnahme in die Niederschriften über die öffentlichen Sitzungen ist den Einwohnern gestattet.
Und was ist mit den Abstimmungsergebnissen?
Während Offenburg nur die Ergebnisse einer Abstimmung veröffentlicht, kann z.B. in Freiburg jede und jeder sehen, wer wie abgestimmt hat. Auf Bundesebene ist dies längst Usus. Bei den Kommunen leider noch ein seltener Lichtblick für einen tieferen Einblick in demokratische Prozesse.
Anschauen kannst du dir das hier: https://ris.freiburg.de/meeting.php?sid=ni_2023-GR-254&datum_von=1993-01-04&datum_bis=2024-12-10&kriterium=si&suchbegriffe=protokoll&select_gremium=&select_koerperschaft=
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